一、文件材料的立卷归档工作必须认真贯彻《档案法》以及学校档案馆对档案工作的一系列规定要求，设有兼职档案员负责部门归档工作。

二、凡是上级部门来文、来函、经领导传阅后均应按照归档要求分类别立卷归档。

三、凡是学校各部门形成的文书材料，包括收文、收电、发文发电底稿、内部文件、工作计划、总结、统计报表、会议记录、各种合同、协议书、出版物原稿、凭单等均应按照归档要求统一立卷归档。

四、档案员在立卷前，应按规定将所要立卷的文件材料（包括有历史查考价值的录音、录像、照片、电话记录、文件底稿等）按照收发文薄逐一核对，收集齐全，分门别类进行整理、立卷；归档材料应保证齐全完整。

五、校领导因公外出（如开会、学习、考察等）带回的文件材料（包括声像材料），统一由办公室收集，任何部门和个人不得私自保存应归档的文书材料。

六、上级党、政机关普发文件应由办公室收集齐全，选择其中有保存利用价值的文件立卷归档。

七、文件材料立卷归档必须符合以下规定：

1.必须遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管利用。

2.每一份文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复，转发与原件，多种文字形成的统一文件要立在一个卷内，不得分开、收文处理单也要统一归档。

3.卷内文件要按有关规定排列。一般为批复在前，请示在后印件在前，定稿在后；重要法规性的历次稿依次排列在定稿之后；结论决定性文件材料在前，依据性材料在后等。

4.针对年代和跨年代的文件要放在针对年代和完结年代。

5.案卷内要制作卷内目录和备考表。

6.案卷提名须简明，确切地发映卷内文件内容。

7.归档的文件材料必须保证质量，不得有铅笔和圆珠笔书写地字迹（包括领导签字）。

8.每年的五月末，办公室必须将整理好地文件材料移交档案馆。

9.为确保应归档文件材料齐全完整的立卷，档案员必须认真履行收发文件的登记手续，不漏登一份文件。

八、档案的归档范围和保管期限的确定按档案室有关规定执行。